Vextrai — Plataforma de Gestión Empresarial SaaS, un desarrollo de ShannonSoft S.A.S.
Vextrai actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en el marco de su actividad, desarrollada por ShannonSoft S.A.S. (Vextrai.com).
Los datos personales serán utilizados para la prestación del servicio, facturación, soporte técnico, gestión administrativa, comunicaciones comerciales y cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Respecto de la información que los clientes registran en la plataforma, Vextrai actúa en calidad de encargado del tratamiento, siendo el cliente el responsable de los datos personales que ingrese al sistema.
El titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos de:
Vextrai implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido o alteración.
Los datos podrán ser almacenados en servidores propios o de terceros, dentro o fuera del territorio nacional, garantizando niveles adecuados de protección.
El usuario declara que cuenta con la autorización de los titulares de los datos que ingrese en la plataforma, que dicha información es veraz y que su tratamiento no vulnera derechos de terceros.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento. En caso de terminación del servicio, la información podrá mantenerse hasta por un máximo de un (1) año.
La presente política estará vigente mientras subsista la relación contractual o legal con el titular de la información.
Para ejercer los derechos descritos en el numeral 4, presentar solicitudes, quejas o consultas relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, el titular puede escribir a [email protected] o comunicarse por WhatsApp al +57 311 892 2265, indicando su nombre completo, número de identificación y el detalle de su solicitud. ShannonSoft S.A.S. dará respuesta dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
El presente documento regula el acceso y uso de la plataforma Vextrai, desarrollada por ShannonSoft S.A.S. (Vextrai.com).
Vextrai es una plataforma SaaS que otorga licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable. El usuario no adquiere derechos de propiedad sobre el software.
El usuario se obliga a utilizar la plataforma conforme a la ley y se abstendrá de:
El usuario es el único responsable por la veracidad, integridad y legalidad de la información que ingrese. Vextrai no actúa como asesor contable, jurídico o tributario.
El servicio opera bajo pago anticipado mediante suscripción. En caso de mora, Vextrai podrá suspender el acceso de manera inmediata sin previo aviso.
Vextrai no será responsable por errores derivados del uso indebido, decisiones contables o fiscales del usuario, ni por fallas en conectividad, servicios de terceros o dispositivos del usuario.
Vextrai procurará garantizar la disponibilidad del sistema, sin asegurar funcionamiento ininterrumpido por mantenimiento, fallas técnicas o causas ajenas.
Todos los derechos sobre el software, código fuente, diseño y funcionalidades son propiedad exclusiva de Vextrai, protegidos por la legislación vigente.
Terminada la relación contractual, Vextrai podrá conservar la información hasta por un (1) año. Transcurrido este plazo, podrá eliminarse de manera definitiva e irreversible.
El presente documento se rige por las leyes de la República de Colombia.
Para consultas, solicitudes de soporte técnico, reclamos sobre el servicio o cualquier comunicación relacionada con estos Términos y Condiciones, el usuario puede escribir a [email protected] o comunicarse por WhatsApp al +57 311 892 2265. Este es el canal oficial para efectos de notificaciones entre las partes.
Vextrai, cuyo desarrollo y propiedad corresponden a ShannonSoft S.A.S. (Vextrai.com), informa que cuenta con bases de datos que contienen información personal suministrada por usuarios, clientes, proveedores y colaboradores.
Los datos personales recolectados son tratados con fines relacionados directa y necesariamente con la prestación de los servicios ofrecidos, incluyendo finalidades comerciales, administrativas, operativas, contables, de soporte técnico, facturación, gestión contractual y cumplimiento de obligaciones legales.
Vextrai adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de la información, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En su condición de titular, usted tiene derecho a:
El suministro de datos personales a Vextrai implica la autorización libre, previa, expresa e informada para su tratamiento conforme a las finalidades aquí señaladas.
Para ejercer los derechos aquí descritos, el titular puede escribir a [email protected] o comunicarse por WhatsApp al +57 311 892 2265.
El presente contrato regula la relación entre ShannonSoft S.A.S., desarrollador y titular de la plataforma Vextrai (en adelante el "Proveedor"), y la persona natural o jurídica que contrata o utiliza el servicio (en adelante el "Cliente"), bajo las siguientes condiciones.
El Proveedor otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y usar la Plataforma bajo la modalidad SaaS, conforme al Plan contratado y a lo dispuesto en este contrato.
La creación de una cuenta, el registro de la empresa, el pago del Plan o el uso efectivo de la Plataforma constituyen aceptación expresa, libre e informada de este contrato por parte del Cliente, con plena validez jurídica conforme a la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico y firma digital.
El Proveedor empleará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la Plataforma disponible de forma continua. No obstante, la disponibilidad no es absoluta: podrán existir interrupciones por mantenimientos programados (que se informarán con antelación razonable cuando sea posible), mantenimientos correctivos urgentes, fallas de proveedores de infraestructura, conectividad a internet, o causas de fuerza mayor. El Proveedor no garantiza un porcentaje de disponibilidad específico salvo que medie un acuerdo escrito adicional (SLA) para el Plan contratado.
La Información del Cliente es y seguirá siendo de su exclusiva propiedad. El Proveedor actúa únicamente como encargado del tratamiento de dicha información para efectos de la prestación del Servicio, sin que ello le confiera derecho de propiedad alguno sobre ella.
Todos los derechos sobre el software, código fuente, diseño, marcas, nombres comerciales y funcionalidades de Vextrai son propiedad exclusiva del Proveedor, protegidos por la legislación de propiedad intelectual vigente. Este contrato no transfiere al Cliente derecho alguno sobre dichos activos, distinto a la licencia de uso aquí concedida.
El Proveedor podrá ofrecer herramientas opcionales de respaldo de la Información del Cliente hacia servicios de almacenamiento en la nube de titularidad del propio Cliente (por ejemplo, Google Drive o Dropbox conectados directamente por el Cliente). Estas herramientas son un apoyo adicional y no sustituyen la responsabilidad del Cliente de gestionar su propia continuidad de negocio. El Proveedor realiza copias de seguridad de su infraestructura con fines de continuidad operativa propia, sin que ello constituya una garantía de recuperación total o parcial de la Información del Cliente ante todo escenario posible.
Ambas partes se comprometen a mantener la confidencialidad de la información no pública intercambiada en el marco de esta relación contractual, y a no divulgarla a terceros sin autorización previa, salvo requerimiento de autoridad competente.
El Proveedor podrá suspender temporalmente el acceso del Cliente, total o parcialmente, en caso de: (i) mora en el pago; (ii) uso de la Plataforma contrario a la ley o a este contrato; (iii) riesgo razonable para la seguridad de la Plataforma o de otros clientes; o (iv) requerimiento de autoridad competente. Cuando la causa de la suspensión sea subsanable, el Proveedor procurará informar al Cliente el motivo y la forma de restablecer el Servicio.
El contrato estará vigente mientras el Cliente mantenga una suscripción activa. Cualquiera de las partes podrá terminarlo: el Cliente, cancelando su suscripción conforme al procedimiento dispuesto en la Plataforma; el Proveedor, ante incumplimiento grave o reiterado de las obligaciones del Cliente, previa comunicación por el canal oficial de notificaciones.
Terminada la relación contractual por cualquier causa, el Cliente podrá solicitar la exportación de su Información dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la terminación, a través del canal oficial de notificaciones. Transcurrido dicho plazo sin que medie solicitud, y en todo caso hasta un máximo de un (1) año desde la terminación, el Proveedor podrá conservar la información únicamente para fines de respaldo o cumplimiento legal, tras lo cual podrá eliminarla de forma definitiva e irreversible.
El Servicio se presta "tal cual" (as is) y "según disponibilidad". Salvo lo expresamente pactado en este contrato, el Proveedor no otorga garantías adicionales, expresas o implícitas, sobre la idoneidad del Servicio para un propósito particular distinto al descrito en su documentación. El Proveedor no actúa como asesor contable, tributario, laboral ni jurídico del Cliente; las decisiones de dicha naturaleza son responsabilidad exclusiva del Cliente y, en su caso, de sus asesores profesionales.
En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total y acumulada del Proveedor frente al Cliente por cualquier reclamación derivada de este contrato se limitará al valor efectivamente pagado por el Cliente durante los seis (6) meses calendario anteriores al hecho que originó la reclamación. El Proveedor no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad de negocio o daños derivados de: (i) uso indebido de la Plataforma; (ii) decisiones contables, tributarias o fiscales del Cliente; (iii) fallas de conectividad, dispositivos o servicios de terceros ajenos al Proveedor; ni (iv) la exactitud de la información ingresada por el Cliente o sus Usuarios.
El Cliente se obliga a mantener indemne al Proveedor frente a cualquier reclamación, sanción o perjuicio derivado del uso indebido de la Plataforma, del incumplimiento de este contrato, o de la inexactitud, ilegalidad o falta de autorización de la Información del Cliente que haya ingresado a la Plataforma.
Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando este obedezca a caso fortuito o fuerza mayor, entendidos conforme a la legislación colombiana, incluyendo fallas generalizadas de internet, de proveedores de infraestructura en la nube, desastres naturales, actos de autoridad o situaciones de orden público que impidan razonablemente la prestación o el uso del Servicio.
El Proveedor podrá actualizar este contrato para reflejar cambios en el Servicio o en la normativa aplicable. Las modificaciones sustanciales serán informadas al Cliente con al menos treinta (30) días calendario de antelación por el canal oficial de notificaciones, y se entenderán aceptadas si el Cliente continúa usando la Plataforma después de su entrada en vigencia.
El Cliente no podrá ceder los derechos u obligaciones derivados de este contrato sin autorización previa y escrita del Proveedor. El Proveedor podrá ceder este contrato en el marco de procesos de fusión, adquisición o reorganización societaria, informando al Cliente por el canal oficial de notificaciones.
Este contrato no genera relación laboral, de representación, agencia comercial ni sociedad entre las partes. Cada una actúa de manera independiente y asume los riesgos propios de su actividad.
Para soporte técnico, consultas del día a día, requerimientos, reclamaciones, reportes de incidentes graves, solicitudes de terminación o cualquier otra comunicación con efectos jurídicos entre las partes, el canal oficial es [email protected], correo de ShannonSoft S.A.S. como titular y responsable de la Plataforma, o WhatsApp +57 311 892 2265. Toda notificación enviada a este correo se entenderá recibida al día hábil siguiente a su envío.
Ante cualquier controversia derivada de este contrato, las partes procurarán en primer lugar una solución directa mediante negociación de buena fe, por un término de hasta treinta (30) días calendario contados desde que una parte notifique a la otra la existencia de la controversia. De no lograrse un acuerdo, las partes podrán acudir a los mecanismos de conciliación extrajudicial previstos en la Ley 640 de 2013. Agotada o no viable la etapa anterior, la controversia será resuelta por los jueces competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
Si alguna cláusula de este contrato fuera declarada inválida o inexigible, las demás conservarán plena vigencia. Este documento, junto con la Política de Tratamiento de Datos Personales y el Aviso de Tratamiento de Datos, constituye el acuerdo íntegro entre las partes respecto del Servicio, y sustituye cualquier entendimiento previo sobre la misma materia.
Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia.